Mẫu thư mời xin visa Trung Quốc đạt chuẩn, công tác, thăm thân

Bài viết này hướng dẫn cấu trúc chuẩn của thư mời cho từng diện, các trường thông tin bắt buộc phải có, và những lỗi cần tránh kèm khung mẫu để bạn tham khảo.

Thư mời chỉ là một phần hồ sơ. Xem toàn bộ giấy tờ diện công tác tại visa công tác Trung Quốc (M) và diện thăm thân tại visa thăm thân Trung Quốc Q1/Q2.

Thư mời dùng cho những diện visa nào?

Không phải loại visa nào cũng cần thư mời. Thư mời chủ yếu áp dụng cho:

1. Visa công tác (M): thư mời từ công ty/đối tác Trung Quốc.
2. Visa thăm thân (Q1/Q2): thư mời từ người thân là công dân Trung Quốc (hoặc người thường trú).

Visa du lịch (L) thông thường không cần thư mời (trừ một số trường hợp đặc thù). Nếu chưa chắc mình cần diện nào, xem các loại visa Trung Quốc.

Mẫu thư mời công tác (diện M)

Thư mời công tác do công ty Trung Quốc phát hành. Đây là loại bị "soi" kỹ nhất vì liên quan đến tính xác thực của quan hệ thương mại.

Các trường thông tin bắt buộc

Một thư mời công tác đạt chuẩn cần có đầy đủ:

• Thông tin công ty mời (phía Trung Quốc): tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, và đặc biệt là mã số thuế phía Trung Quốc.
• Thông tin người được mời: họ tên (đúng như hộ chiếu), số hộ chiếu, quốc tịch, chức vụ, tên công ty tại Việt Nam.
• Mục đích chuyến đi: họp, ký hợp đồng, dự hội chợ, khảo sát… nêu cụ thể.
• Thời gian dự kiến: ngày đến ngày đi, thời gian lưu trú.
• Số lần nhập cảnh mong muốn: 1 lần hay nhiều lần.
• Ai chịu chi phí: công ty mời hay người được mời tự lo.
• Chữ ký người đại diện + con dấu công ty mời.

Khung mẫu tham khảo (thư mời công tác)

(Trên giấy tiêu đề công ty Trung Quốc)

THƯ MỜI / INVITATION LETTER

Kính gửi Đại sứ quán/Lãnh sự quán Trung Quốc,

Công ty [Tên công ty Trung Quốc], mã số thuế [số], địa chỉ [địa chỉ], trân trọng mời:

Ông/Bà: [Họ tên theo hộ chiếu]
Số hộ chiếu: [số] – Quốc tịch: Việt Nam
Chức vụ: [chức vụ] tại [công ty Việt Nam]

đến Trung Quốc với mục đích [nêu mục đích: họp/ký hợp đồng/dự hội chợ…], dự kiến từ [ngày] đến [ngày], nhập cảnh [1 lần/nhiều lần]. Chi phí chuyến đi do [công ty mời/người được mời] chịu trách nhiệm.

Trân trọng, [Người đại diện ký tên] – [Chức vụ] – [Con dấu công ty]

Đây là khung tham khảo về cấu trúc và trường thông tin. Nội dung thực tế cần do công ty Trung Quốc phát hành đúng quy chuẩn hiện hành.

Mẫu thư mời thăm thân (diện Q)

Thư mời thăm thân do người thân là công dân Trung Quốc (hoặc người thường trú) phát hành.

• Thông tin người mời (phía Trung Quốc): họ tên, số CMND/hộ chiếu Trung Quốc, địa chỉ, số điện thoại.
• Quan hệ với người được mời: vợ/chồng, cha mẹ – con, anh chị em… (kèm giấy tờ chứng minh quan hệ).
• Thông tin người được mời: họ tên theo hộ chiếu, số hộ chiếu, quốc tịch.
• Mục đích: thăm thân, đoàn tụ…
• Thời gian dự kiến & nơi lưu trú tại Trung Quốc.
• Ai chịu chi phí.
• Chữ ký của người mời.

Khung mẫu tham khảo (thư mời thăm thân)

THƯ MỜI THĂM THÂN

Kính gửi Đại sứ quán/Lãnh sự quán Trung Quốc,

Tôi tên là [Họ tên người mời], số CMND/hộ chiếu Trung Quốc [số], địa chỉ [địa chỉ tại Trung Quốc], xin mời:

Ông/Bà: [Họ tên theo hộ chiếu người được mời]
Số hộ chiếu: [số] – Quốc tịch: Việt Nam
Quan hệ với tôi: [vợ/chồng/con/cha mẹ…]

sang thăm thân/đoàn tụ, dự kiến từ [ngày] đến [ngày], lưu trú tại [địa chỉ]. Chi phí do [người mời/người được mời] chịu.

Người mời ký tên: [ký]

Những lỗi thư mời khiến hồ sơ bị trả về

• Sai hoặc thiếu mã số thuế (diện M): đây là lỗi khiến hồ sơ công tác bị từ chối nhiều nhất.
• Tên người được mời không khớp hộ chiếu: phải ghi đúng như trên hộ chiếu.
• Thiếu thông tin người mời: không có số CMND/hộ chiếu, địa chỉ, chữ ký.
• Mục đích/thời gian mơ hồ: không nêu rõ đi làm gì, bao lâu.
• Không có con dấu (diện M) hoặc chữ ký (diện Q).
• Thông tin trên thư mời mâu thuẫn với tờ khai visa.

Làm sao có thư mời đúng chuẩn?

Thư mời do phía Trung Quốc phát hành, nên bước quan trọng là phối hợp với đối tác/người thân bên đó để họ chuẩn bị đúng. Nếu công ty hoặc người thân chưa quen thủ tục, bạn nên gửi cho họ danh sách trường thông tin bắt buộc ở trên để tránh làm đi làm lại.

Với hồ sơ công tác của doanh nghiệp cử nhiều nhân sự, việc chuẩn hóa mẫu thư mời một lần sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian. mylaw.vn có thể hỗ trợ rà soát thư mời trước khi nộp để đảm bảo đạt chuẩn. Tham khảo dịch vụ làm visa Trung Quốc trọn gói