Gia hạn giấy phép lao động 2026 điều kiện, thủ tục

Giấy phép lao động của nhân sự nước ngoài tại doanh nghiệp bạn sắp hết hạn, và bạn muốn gia hạn để họ tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn? Bạn chưa rõ phải nộp trước bao lâu và giấy phép được gia hạn mấy lần? Bài viết này hướng dẫn đầy đủ điều kiện, hồ sơ và thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025, giúp bạn gia hạn kịp thời và đúng quy định.

Khi nào cần gia hạn giấy phép lao động?

Bạn cần làm thủ tục gia hạn khi giấy phép lao động của người nước ngoài sắp hết hạn nhưng họ vẫn tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp ở cùng vị trí. Gia hạn giúp duy trì tư cách pháp lý của người lao động và là căn cứ để gia hạn thẻ tạm trú. Điều quan trọng là phải làm thủ tục trước khi giấy phép hết hạn, vì nếu để hết hạn thì không còn được gia hạn mà phải xin cấp mới.

Giấy phép lao động được gia hạn mấy lần?

Theo Nghị định 219/2025, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn gia hạn tối đa 02 năm. Sau khi hết thời hạn đã gia hạn, nếu tiếp tục sử dụng lao động, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới thay vì gia hạn tiếp. Đây là điểm cần lưu ý khi lập kế hoạch nhân sự dài hạn cho người nước ngoài.

Điều kiện gia hạn giấy phép lao động

Để được gia hạn, doanh nghiệp và người lao động cần đáp ứng đồng thời các điều kiện trong bảng dưới đây.

Nếu thay đổi vị trí, người sử dụng lao động hoặc hình thức làm việc, thì không thuộc diện gia hạn mà phải đánh giá theo hướng cấp mới

Nộp hồ sơ gia hạn trước bao lâu?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ gia hạn phải được nộp trước ngày giấy phép lao động hết hạn, trong khoảng ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày. Nghĩa là bạn không nên nộp quá sớm và cũng không được để sát ngày hết hạn. Việc theo dõi thời điểm này rất quan trọng, vì nộp trễ đồng nghĩa với việc phải làm lại thủ tục cấp mới, tốn thời gian và chi phí hơn.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm những gì?

Hồ sơ gia hạn gọn hơn hồ sơ cấp mới. Thành phần cơ bản gồm các giấy tờ sau.

Tùy trường hợp, cơ quan có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ khác. Bạn nên rà soát trước để không thiếu.

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Thủ tục gia hạn thực hiện theo các bước sau.

1. Chuẩn bị hồ sơ gia hạn theo Mẫu số 03 và các giấy tờ kèm theo, trong thời gian trước khi giấy phép hết hạn.
2. Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.
3. Cơ quan có thẩm quyền thẩm định và cấp giấy phép lao động gia hạn, thông thường trong thời hạn luật định kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Nhận kết quả và làm thủ tục gia hạn thẻ tạm trú cho người lao động nếu cần.

Trình tự chung tương tự cấp mới, bạn có thể tham khảo thêm thủ tục xin giấy phép lao động

Lệ phí gia hạn giấy phép lao động

Lệ phí gia hạn do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, phổ biến khoảng 450.000 đồng mỗi giấy phép, và được giảm 50% khi nộp hồ sơ trực tuyến. Ngoài lệ phí, bạn cần tính thêm chi phí khám sức khỏe và các chi phí liên quan. Tham khảo thêm chi phí làm giấy phép lao động

Nếu để giấy phép hết hạn thì sao?

Nếu giấy phép lao động đã hết hạn mà chưa gia hạn, doanh nghiệp không thể làm thủ tục gia hạn nữa mà phải xin cấp mới từ đầu, với hồ sơ đầy đủ như lần đầu. Trong thời gian giấy phép hết hạn mà người lao động vẫn làm việc, cả doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử phạt. Vì vậy, chủ động theo dõi và gia hạn sớm là cách tránh rủi ro tốt nhất.

Tư vấn nhắc lịch gia hạn

Nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ thời điểm gia hạn vì không theo dõi sát ngày hết hạn. MyLaw hỗ trợ nhắc lịch và chuẩn bị hồ sơ gia hạn trước hạn, giúp bạn không rơi vào tình huống phải xin cấp mới. Nếu giấy phép của nhân sự sắp hết hạn, hãy liên hệ sớm để được hỗ trợ kịp thời.

Dịch vụ gia hạn tại MyLaw

MyLaw nhận gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài trọn gói theo đúng Nghị định 219/2025, từ theo dõi thời điểm, chuẩn bị hồ sơ, nộp trực tuyến đến nhận kết quả và hỗ trợ gia hạn thẻ tạm trú. Xem thêm dịch vụ làm giấy phép lao động

Kết luận

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục cần làm trước khi giấy phép hết hạn, chỉ được thực hiện một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Điểm mấu chốt là nộp hồ sơ đúng thời gian, trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn, và bảo đảm người lao động tiếp tục làm việc ở cùng vị trí. Chủ động gia hạn sớm giúp doanh nghiệp tránh phải xin cấp mới và tránh rủi ro bị xử phạt.