Hồ sơ xin giấy phép lao động 2026 gồm những giấy tờ gì
Bạn sắp làm giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài và muốn biết chính xác cần chuẩn bị những giấy tờ nào? Bạn sợ thiếu một loại giấy tờ hoặc chuẩn bị sai khiến hồ sơ bị trả? Bài viết này liệt kê đầy đủ hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Nghị định 219/2025, kèm yêu cầu chi tiết cho từng loại giấy tờ để bạn chuẩn bị đúng ngay từ đầu.
Hồ sơ xin giấy phép lao động áp dụng quy định nào?
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026 thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025. So với quy định cũ, bộ hồ sơ hiện nay đã gộp phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động vào chung một đơn đề nghị, sử dụng Mẫu số 03, thay cho các Mẫu 01/PLI và 11/PLI trước đây. Vì vậy bạn cần tải đúng biểu mẫu mới để tránh bị trả hồ sơ. Chi tiết quy định mới có trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những gì?
Một bộ hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động gồm các thành phần trong bảng dưới đây.
| Thành phần hồ sơ | Yêu cầu cụ thể |
| Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03) | Do người sử dụng lao động lập, đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu |
| Giấy khám sức khỏe | Còn giá trị trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Cấp không quá 06 tháng, từ Việt Nam hoặc nước sở tại |
| Giấy tờ chứng minh vị trí công việc | Bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm phù hợp vị trí |
| Hai ảnh màu 4x6cm | Nền trắng, chụp không quá 06 tháng |
| Bản sao hộ chiếu | Có chứng thực, còn giá trị sử dụng |
| Giấy tờ khác theo trường hợp | Ví dụ văn bản cử sang làm việc khi di chuyển nội bộ doanh nghiệp |
Đây là danh mục chung. Tùy vị trí công việc và hình thức làm việc, cơ quan có thể yêu cầu thêm giấy tờ đặc thù. Vì vậy bạn nên rà soát kỹ trước khi nộp.
Mẫu số 03 là gì và điền như thế nào?
Mẫu số 03 là văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động ban hành kèm Nghị định 219/2025. Đây là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ vì đã thay thế cả bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Khi điền Mẫu số 03, bạn cần khai chính xác thông tin doanh nghiệp, vị trí công việc, số lượng, thời hạn dự kiến và thông tin người lao động. Thông tin khai phải khớp với các giấy tờ chứng minh kèm theo, nếu không hồ sơ sẽ bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung. Bạn có thể xem hướng dẫn điền và tải biểu mẫu trong bài mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép lao động
Giấy khám sức khỏe cần đáp ứng yêu cầu gì?
Giấy khám sức khỏe phải được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế, có thể khám tại Việt Nam hoặc nước ngoài. Giấy khám còn giá trị trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Nếu khám ở nước ngoài, kết quả cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Để thuận tiện, phần lớn doanh nghiệp chọn cho người lao động khám tại các bệnh viện được chỉ định ở Việt Nam.
Phiếu lý lịch tư pháp lấy ở đâu?
Phiếu lý lịch tư pháp chứng minh người lao động không đang chấp hành hình phạt hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Phiếu phải được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Nếu người lao động đã cư trú tại Việt Nam, có thể xin phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam. Nếu chưa từng cư trú tại Việt Nam, cần xin tại nước sở tại rồi hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng. MyLaw cũng hỗ trợ làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài khi cần.
Giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo từng nhóm
Đây là phần bị trả hồ sơ nhiều nhất, vì giấy tờ chứng minh phải khớp với vị trí khai trong Mẫu số 03. Bảng dưới đây tóm tắt yêu cầu theo bốn vị trí.
| Vị trí | Giấy tờ chứng minh |
| Nhà quản lý, giám đốc điều hành | Điều lệ, giấy đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm hoặc giấy tờ tương đương |
| Chuyên gia | Bằng đại học trở lên và giấy xác nhận kinh nghiệm tối thiểu 2 năm, hoặc xác nhận từ 3 năm kinh nghiệm phù hợp |
| Chuyên gia lĩnh vực ưu tiên | Bằng đại học và xác nhận từ 1 năm kinh nghiệm với các lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, bán dẫn, công nghệ, tài chính, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số |
| Lao động kỹ thuật | Chứng chỉ đào tạo từ 1 năm trở lên và xác nhận từ 2 năm kinh nghiệm, hoặc từ 3 năm kinh nghiệm cùng lĩnh vực |
Muốn nắm rõ điều kiện của từng vị trí, bạn xem thêm bài điều kiện cấp giấy phép lao động
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật giấy tờ nước ngoài
Mọi giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp như bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận kinh nghiệm đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đây là khâu tốn thời gian nhất, nên bạn cần tính vào lịch chuẩn bị. Nếu bỏ qua bước này, hồ sơ chắc chắn bị trả dù các giấy tờ khác đã đầy đủ.
Hồ sơ gia hạn và cấp lại khác gì hồ sơ cấp mới?
Hồ sơ gia hạn đơn giản hơn cấp mới, thường gồm đơn đề nghị gia hạn, giấy phép lao động còn hạn, giấy khám sức khỏe và giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc. Hồ sơ cấp lại áp dụng khi giấy phép bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin, gồm đơn đề nghị cấp lại và giấy tờ liên quan đến lý do cấp lại. Bạn có thể xem chi tiết trong bài dịch vụ gia hạn giấy phép lao động.
Tư vấn kiểm tra hồ sơ trước khi nộp
Nếu bạn không chắc bộ hồ sơ của mình đã đủ và đúng chưa, hãy để MyLaw rà soát trước khi nộp. Chúng tôi kiểm tra từng giấy tờ, đối chiếu thông tin trên Mẫu số 03 với giấy tờ chứng minh, và chỉ ra những điểm cần bổ sung để hồ sơ được cấp ngay từ lần nộp đầu tiên.
Dịch vụ chuẩn bị hồ sơ tại MyLaw
MyLaw hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động trọn gói, bao gồm soạn Mẫu số 03, hướng dẫn khám sức khỏe, làm lý lịch tư pháp, dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp giấy tờ cơ bản, phần còn lại chúng tôi hoàn thiện và nộp thay. Tham khảo thêm về dịch vụ làm giấy phép lao động
Kết luận
Chuẩn bị đủ và đúng hồ sơ là yếu tố quyết định để giấy phép lao động được cấp nhanh. Bạn cần đặc biệt chú ý ba điểm dễ sai nhất, đó là dùng đúng Mẫu số 03, giấy tờ chứng minh vị trí phải khớp với vị trí khai, và hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ giấy tờ nước ngoài. Rà soát kỹ từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không bị động về nhân sự.
Đăng nhập để tham gia bình luận