Hồ sơ làm hộ chiếu cần gì 2026, chi tiết từng trường hợp

Chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ ngay từ đầu là cách rẻ nhất và nhanh nhất để nhận được hộ chiếu, bởi mỗi lần hồ sơ bị trả lại đồng nghĩa với vài ngày đi lại và vài khoản phí phát sinh. Đáng tiếc là phần lớn bài hướng dẫn trên mạng còn trộn lẫn quy định cũ, như dùng chứng minh nhân dân chín số và sổ hộ khẩu giấy, hoặc tên biểu mẫu đã bị thay. Bài này cập nhật hồ sơ làm hộ chiếu năm 2026 theo quy định mới, chi tiết cho tám tình huống phổ biến nhất, kèm checklist tổng, cách xử lý khi bị từ chối và những giấy tờ không còn cần nữa.

Nếu bạn muốn được tư vấn đúng giấy tờ cho tình huống của mình và làm trọn gói, Mylaw hỗ trợ khai nộp thay, giao hộ chiếu tận nhà trong khoảng 2 đến 8 ngày làm việc.

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026

Hồ sơ làm hộ chiếu năm 2026 dựa trên ba văn bản sau. Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019, được sửa đổi bởi Luật số 118/2025/QH15. Thông tư 69/2026/TT-BCA ngày 22 tháng 5 năm 2026 của Bộ Công an, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2026, thay thế Thông tư 31/2023, ban hành bộ chín biểu mẫu mới gồm TK01, TK01a, TK02, TK02a, TK03, TK04, TK05, TK06 và VB01.

Thông tư 28/2026/TT-BTC ngày 27 tháng 3 năm 2026, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2026, quy định lệ phí cấp mới 200.000 đồng và cấp lại 400.000 đồng. Khi đọc hướng dẫn ở đâu đó, bạn nên kiểm tra xem bài đó có dẫn những căn cứ này không, nếu còn dẫn Thông tư 31/2023 hoặc Thông tư 25/2021 thì nội dung đã lỗi thời.

Checklist 4 thứ ai cũng phải có

Trước khi đi sâu vào từng trường hợp, bạn kiểm tra bốn thứ nền tảng sau. Có đủ bốn thứ này là bạn đã sẵn sàng cho hầu hết tình huống.

• Thẻ căn cước 12 số còn hạn, có gắn chip hoặc không.
• Ảnh chân dung 4x6cm nền trắng, chụp trong vòng sáu tháng gần nhất, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính, rõ hai vành tai và trán.
• Tờ khai theo mẫu TK01 với người từ đủ 14 tuổi, hoặc TK01a với trẻ dưới 14 tuổi.
• Lệ phí làm hộ chiếu, chuẩn bị thanh toán trực tuyến hoặc tại quầy.

Khi làm online, bạn cần thêm tài khoản định danh VNeID mức độ 2, một số điện thoại chính chủ và email, cùng một ảnh chân dung ở dạng ảnh mềm độ phân giải tối thiểu 300 dpi, dung lượng theo yêu cầu của cổng.

Hồ sơ theo 8 trường hợp phổ biến nhất

Trường hợp 1. Cấp lần đầu cho người từ đủ 14 tuổi

• Tờ khai mẫu TK01.
• Thẻ căn cước 12 số còn hạn.
• Ảnh 4x6cm nền trắng, hai ảnh khi nộp trực tiếp hoặc một ảnh mềm khi nộp online.

Đây là trường hợp đơn giản nhất, phù hợp với người lần đầu làm hộ chiếu, không có cuốn cũ để nộp lại.

Trường hợp 2. Cấp lại do hết hạn hoặc hết trang

• Tờ khai mẫu TK01 và ảnh 4x6cm.
• Thẻ căn cước còn hạn.
• Hộ chiếu cũ để nộp lại.

Nếu hộ chiếu cũ còn thị thực nước ngoài đang hiệu lực, đừng tự ý hủy mà hỏi hướng dẫn tại cơ quan tiếp nhận hoặc theo chính sách của nước cấp thị thực.

Trường hợp 3. Cấp lại do hộ chiếu bị hỏng

• Tờ khai mẫu TK01 và ảnh 4x6cm.
• Thẻ căn cước còn hạn.
• Hộ chiếu cũ bị hỏng để nộp lại.

Hộ chiếu bị cong vênh nặng, rách trang nhân thân, hoặc chip hỏng là những dạng hỏng thường gặp. Lệ phí cấp lại cho trường hợp hỏng là 400.000 đồng.

Trường hợp 4. Cấp lại do mất hộ chiếu

• Tờ khai mẫu TK01 và ảnh 4x6cm.
• Thẻ căn cước còn hạn.
• Đơn trình báo mất hộ chiếu theo mẫu TK05, hoặc giấy xác nhận đã tiếp nhận trình báo.

Bạn nên trình báo mất trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện. Lệ phí cấp lại cho trường hợp mất là 400.000 đồng.

Trường hợp 5. Cấp cho trẻ dưới 14 tuổi

• Tờ khai mẫu TK01a, do cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp khai và ký, có xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh của công an cấp xã hoặc phường nơi trẻ cư trú.
• Bản sao hoặc bản chụp giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của trẻ, mang bản chính để đối chiếu.
• Ảnh 4x6cm nền trắng của trẻ.
• Giấy tờ tùy thân của cha mẹ hoặc người giám hộ, gồm thẻ căn cước còn hạn.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ giám hộ hợp pháp, nếu người khai không phải cha mẹ ruột.

Khâu dễ quên nhất là xác nhận và dấu giáp lai ảnh của công an xã phường trên tờ khai TK01a. Nếu quên bước này, hồ sơ của trẻ chắc chắn bị trả về.

Trường hợp 6. Người tỉnh khác, không ở quê theo hộ khẩu

• Hồ sơ như trường hợp phù hợp của bạn ở các mục trên.
• Không cần sổ hộ khẩu giấy, không cần xác nhận tạm trú, với điều kiện có thẻ căn cước 12 số gắn chip.

Nếu đã có thẻ căn cước gắn chip, bạn được nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh nơi thuận lợi, không phải về đúng tỉnh đăng ký hộ khẩu. Ngoại lệ là trẻ dưới 14 tuổi và người mất năng lực hành vi dân sự vẫn cần nộp đúng nơi cư trú.

Trường hợp 7. Hộ chiếu phổ thông nộp ở nước ngoài

• Tờ khai mẫu TK02 với người từ đủ 14 tuổi, hoặc TK02a với người chưa đủ 14 tuổi.
• Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị hoặc hết hạn chưa quá 12 tháng, nếu còn giữ.
• Giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài yêu cầu.
• Ảnh 4x6cm nền trắng theo yêu cầu.
• Trường hợp không còn hộ chiếu, có thể cần tờ khai xác nhận nhân thân theo mẫu TK03.

Hồ sơ loại này nộp tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại. Mỗi cơ quan đại diện có thể yêu cầu giấy tờ cụ thể khác nhau, bạn nên hỏi trước khi đến nộp.

Trường hợp 8. Khôi phục giá trị sử dụng của hộ chiếu

• Tờ khai mẫu TK04 đề nghị khôi phục giá trị sử dụng hộ chiếu phổ thông.
• Hộ chiếu cần khôi phục giá trị.
• Thẻ căn cước còn hạn.

Áp dụng cho hộ chiếu phổ thông đã bị tạm giữ hoặc bị hủy giá trị theo thủ tục mà nay cần khôi phục để sử dụng. Đây là trường hợp ít gặp nhưng có mẫu riêng trong bộ Thông tư 69/2026.

Bảng tổng hợp hồ sơ theo trường hợp

Hồ sơ khi làm online khác gì trực tiếp

Về bản chất giấy tờ như nhau, chỉ khác hình thức. Khi làm trực tiếp, bạn mang ảnh in và bản giấy, hộ chiếu cũ nộp lại cuốn. Khi làm online, bạn tải ảnh mềm, chụp giấy tờ và điền tờ khai điện tử, nhưng vẫn cần nộp lại hộ chiếu cũ khi đến nhận hoặc theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận. Riêng với trẻ em, dù làm online thì tờ khai TK01a vẫn cần xác nhận và dấu giáp lai ảnh của công an cấp xã hoặc phường.

Để làm online, bạn phải có tài khoản định danh VNeID mức độ 2 của mình. Với trẻ dưới 14 tuổi, hồ sơ nộp qua tài khoản VNeID của cha mẹ hoặc người giám hộ.

Những giấy tờ không còn cần nữa

Đây là nhóm thông tin nhiều bài viết cũ vẫn giữ. Khi đọc hướng dẫn ở đâu đó mà thấy nhắc những thứ sau, bạn hãy xem đó là dấu hiệu bài đã lỗi thời.

• Chứng minh nhân dân chín số: không dùng để làm hộ chiếu gắn chip, bạn dùng thẻ căn cước 12 số.
• Sổ hộ khẩu giấy: không cần, vì thông tin cư trú đã có trong dữ liệu điện tử.
• Sổ KT3 hoặc giấy xác nhận tạm trú: không cần nếu có thẻ căn cước gắn chip.
• Mẫu tờ khai X01, X08: tên mẫu cũ, nay là TK01 và TK05 theo Thông tư 69/2026.

Lỗi hồ sơ phổ biến khiến bị trả về

• Ảnh không đạt chuẩn, nền ngả vàng, đeo kính, chụp quá sáu tháng, chỉnh sửa nhiều.
• Khai sai một chi tiết trong tờ khai, nhất là nơi sinh không khớp giấy khai sinh.
• Thông tin lệch so với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Quên bước xác nhận và dấu giáp lai ảnh của công an xã phường với hồ sơ trẻ em.
• Dùng mẫu cũ X01 hoặc X08 thay cho TK01, TK01a hay TK05.
• Nộp hồ sơ online nhưng chưa thanh toán lệ phí trong thời hạn.
• Ảnh mềm tải lên quá dung lượng cho phép hoặc sai định dạng.

Cách xử lý khi hồ sơ bị từ chối

Nếu nhận được thông báo trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung, bạn đọc kỹ lý do trên Cổng dịch vụ công hoặc theo giấy hẹn, sửa chính xác điểm bị trả, rồi khai lại hoặc bổ sung đúng mục. Với lỗi ảnh, bạn làm lại ảnh đúng chuẩn trước khi nộp.

Với lỗi thông tin, bạn kiểm tra lại giấy khai sinh và thẻ căn cước để điền cho khớp. Với lỗi mẫu, bạn dùng đúng mẫu mới theo Thông tư 69/2026. Trường hợp nhiều lần vẫn bị trả, bạn nên liên hệ cơ quan tiếp nhận để được hướng dẫn, hoặc dùng dịch vụ để được rà soát ngay từ đầu.

Lệ phí và thời gian

Lệ phí theo Thông tư 28/2026, áp dụng cho cả làm online và trực tiếp.

Thời gian giải quyết là 8 ngày làm việc cho cấp lần đầu, 5 ngày cho cấp từ lần thứ hai, và 3 ngày cho trường hợp cấp thiết. Thực tế thường trong khoảng 5 đến 8 ngày. Nếu dùng dịch vụ, thời gian có thể còn 2 đến 8 ngày tùy gói.

So sánh tự chuẩn bị và nhờ dịch vụ Mylaw

Dịch vụ làm hộ chiếu trọn gói của Mylaw

Nếu không muốn tự lo hồ sơ, Mylaw hỗ trợ với những điểm chính sau:

• Tư vấn đúng giấy tờ cần chuẩn bị theo từng trường hợp của bạn.
• Hỗ trợ chỉnh ảnh thẻ 4x6cm đúng chuẩn từ ảnh điện thoại.
• Khai tờ khai TK01 hoặc TK01a và nộp hồ sơ online thay, rà soát kỹ từng mục.
• Hướng dẫn hoàn tất bước xác nhận công an xã phường với hồ sơ trẻ em.
• Theo dõi tiến độ và giao hộ chiếu tận nhà.
• Phí trọn gói minh bạch, không phát sinh, cam kết đúng hẹn.

Quy trình làm việc gồm 4 bước

• Gọi tới số 0932 002 522 để được tư vấn giấy tờ và báo phí theo tình huống.
• Gửi ảnh chụp giấy tờ và ảnh chân dung theo hướng dẫn.
• Mylaw hoàn thiện hồ sơ, khai nộp và cập nhật tiến độ.
• Bạn nhận hộ chiếu tận nhà.

Kết luận

Hồ sơ làm hộ chiếu năm 2026 nhìn chung không phức tạp, chỉ cần nhớ bốn thứ nền tảng là thẻ căn cước 12 số, ảnh 4x6cm nền trắng, tờ khai đúng mẫu TK01 hoặc TK01a theo Thông tư 69/2026, và lệ phí theo Thông tư 28/2026. Phần phức tạp nằm ở giấy tờ riêng theo tình huống của bạn, như hộ chiếu cũ khi cấp lại, giấy khai sinh với trẻ em, hay đơn trình báo mất TK05.

Bạn không còn cần sổ hộ khẩu giấy, chứng minh nhân dân chín số hay giấy xác nhận tạm trú nếu đã có thẻ căn cước gắn chip. Nếu muốn chắc chắn và nhanh, bạn có thể để Mylaw tư vấn và làm trọn gói.

Thông tin trong bài mang tính tham khảo và được cập nhật tại thời điểm biên soạn vào tháng 10 năm 2026. Quy định có thể thay đổi, vì vậy bạn nên xác minh lại với cơ quan chức năng hoặc liên hệ Mylaw trước khi thực hiện.

Bạn có thể xem thêm dịch vụ làm hộ chiếu nhanh toàn quốc của Mylaw, hướng dẫn điền tờ khai hộ chiếu TK01, ảnh hộ chiếu đúng chuẩn, làm hộ chiếu cho trẻ em, đơn trình báo mất hộ chiếu TK05, cách làm hộ chiếu online qua VNeID, cùng các bài hướng dẫn làm hộ chiếu tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.