Thư mời, giấy bảo lãnh khi xin visa Nhật Bản

Khi bạn sang Nhật thăm người thân, hoặc có người quen tại Nhật đứng ra mời và chịu trách nhiệm, hồ sơ thường cần thư mời và giấy bảo lãnh. Đây là nhóm giấy tờ khiến nhiều người lúng túng vì không rõ ai làm, làm gì và khác nhau ra sao. Chuẩn bị đúng phần này giúp hồ sơ thể hiện rõ mục đích chuyến đi và người chịu trách nhiệm cho bạn tại Nhật.

Bài viết này của MyLaw tập trung vào nhóm giấy tờ thư mời và bảo lãnh. Nếu bạn muốn hiểu toàn bộ diện thăm thân, hãy xem bài visa thăm thân Nhật Bản, còn ở đây chúng ta đi sâu vào từng loại giấy tờ để bạn chuẩn bị cho đúng.

Khi nào cần thư mời và giấy bảo lãnh

Thư mời và giấy bảo lãnh thường xuất hiện khi bạn đi thăm thân, tức có người thân hoặc người quen đang sống tại Nhật đứng ra mời. Trong một số trường hợp đi với mục đích cá nhân khác mà có người tại Nhật nhận trách nhiệm, hồ sơ cũng có thể cần nhóm giấy tờ này. Người đứng ra mời và bảo lãnh chính là bên giúp cơ quan lãnh sự tin rằng chuyến đi của bạn có cơ sở và có người chịu trách nhiệm tại Nhật.

Nếu bạn đi du lịch tự túc hoặc đi tour thông thường mà không có ai ở Nhật mời, bạn không cần thư mời. Khi đó hồ sơ dựa vào tài chính và lịch trình của chính bạn.

Phân biệt thư mời và giấy bảo lãnh

Nhiều người nhầm thư mời và giấy bảo lãnh là một, nhưng thực tế là hai giấy tờ với vai trò khác nhau.

Người mời và người bảo lãnh có thể là cùng một người, nhưng vai trò của hai giấy tờ khác nhau. Thư mời giải thích lý do chuyến đi, còn giấy bảo lãnh thể hiện có người đứng ra chịu trách nhiệm. Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần cả hai hoặc chỉ một trong hai.

Nội dung thư mời nên có

Thư mời do người tại Nhật viết, nên có các thông tin cơ bản để hồ sơ rõ ràng.

• Thông tin người mời, gồm họ tên, địa chỉ tại Nhật, tư cách cư trú
• Thông tin người được mời, gồm họ tên, quan hệ với người mời
• Lý do mời, ví dụ thăm con cháu, thăm người thân, dịp cụ thể
• Thời gian dự kiến ở Nhật và nơi ở trong thời gian đó
• Ai chịu chi phí cho chuyến đi

Thư mời cần khớp với lịch trình và các giấy tờ khác trong hồ sơ, nhất là về thời gian và nơi lưu trú. Bạn tham khảo cách trình bày lịch trình trong bài cách viết lịch trình xin visa Nhật Bản để hai giấy tờ này nhất quán.

Giấy tờ người mời tại Nhật cần chuẩn bị

Thư mời sẽ thuyết phục hơn khi đi kèm giấy tờ chứng minh người mời thật sự đang sống hợp pháp và có khả năng tại Nhật. Tùy người mời là người Nhật hay người Việt đang ở Nhật, giấy tờ có khác đôi chút.

• Giấy tờ chứng minh tư cách cư trú tại Nhật, ví dụ thẻ cư trú với người nước ngoài
• Giấy tờ về nơi ở tại Nhật
• Giấy tờ chứng minh thu nhập hoặc khả năng tài chính nếu người mời là bên chịu chi phí
• Giấy tờ chứng minh quan hệ với người được mời, như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu

Nếu người mời đồng thời là người chịu chi phí, phần tài chính của họ sẽ được xét thay cho bạn. Đây là một trong những trường hợp bạn không phải tự chứng minh tài chính đầy đủ, bạn xem thêm trong bài miễn chứng minh tài chính khi xin visa Nhật Bản

Bảo lãnh tài chính và bảo lãnh nhân thân

Khi nói đến bảo lãnh, cần phân biệt hai khía cạnh. Bảo lãnh tài chính là người tại Nhật đứng ra chịu chi phí chuyến đi, khi đó họ nộp giấy tờ thu nhập và tài chính của mình. Bảo lãnh nhân thân là người tại Nhật cam kết chịu trách nhiệm về việc bạn tuân thủ thời hạn và quy định trong thời gian ở Nhật. Một người có thể nhận cả hai vai trò, hoặc chia cho hai người khác nhau, ví dụ con cái bảo lãnh nhân thân còn bạn tự lo tài chính.

Việc xác định rõ ai lo tài chính, ai chịu trách nhiệm nhân thân giúp hồ sơ mạch lạc. Nếu bạn tự lo chi phí, hãy chuẩn bị tài chính của mình theo bài chứng minh tài chính xin visa Nhật Bản để không phụ thuộc hoàn toàn vào người bảo lãnh.

Những lỗi thường gặp với thư mời và bảo lãnh

Có thư mời và bảo lãnh thì chắc đậu không

Có người mời và bảo lãnh là điểm tựa tốt cho hồ sơ, nhưng không bảo đảm chắc chắn được cấp visa. Cơ quan lãnh sự vẫn xét tổng thể, gồm mục đích chuyến đi, sự nhất quán của giấy tờ và khả năng bạn quay về Việt Nam.

Một bộ thư mời và bảo lãnh đầy đủ nhưng mâu thuẫn với các giấy tờ khác vẫn có thể bị từ chối. Vì thế bạn nên xem thư mời và bảo lãnh là một phần của hồ sơ nhất quán, chứ không phải tấm vé chắc chắn.

Khi nào nên dùng dịch vụ

Nếu người thân của bạn tại Nhật chưa quen chuẩn bị thư mời và giấy tờ kèm theo, hoặc bạn không chắc nhóm giấy tờ này đã khớp với phần còn lại của hồ sơ, việc nhờ một đơn vị rà soát sẽ giúp tránh thiếu sót phải bổ sung nhiều lần. MyLaw hỗ trợ sắp xếp hồ sơ trung thực theo đúng quan hệ và tình trạng thật, không dùng giấy tờ giả và không cam kết bao đậu. Bạn có thể tham khảo dịch vụ làm visa Nhật Bản của MyLaw.