Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh như chi nhánh doanh nghiệp mà chỉ được thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền.
Văn phòng đại diện sẽ có những chức năng như
- Thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường: Nhiều doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại những địa điểm khác nhau để thuận tiện cho việc liên lạc với các đối tác hay khách hàng. Một số doanh nghiệp dùng văn phòng đại diện như một cách để nghiên cứu thị trường tại một địa điểm mới trước khi mở rộng địa bàn kinh doanh.
- Ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp: Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh và sử dụng con dấu riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho văn phòng đại diện thực hiện ký một số hợp đồng nhất định bằng con dấu của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Theo Điều 74, Bộ luật Dân sự 2015 thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan;
- Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật này;
- Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;
- Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.
Văn phòng đại diện là tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật nhưng lại là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tài sản độc lập và không thể nhân danh chính mình tham gia quan hệ pháp luật. Do đó, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
Văn phòng đại diện khác chi nhánh ở điểm nào?
Mặc dù văn phòng đại diện và chi nhánh đều không có tư cách pháp nhân và là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng giữa chúng cũng có nhiều điểm khác biệt như sau:
| Chi nhánh | Văn phòng đại diện |
Chức năng | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền | Chỉ được thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền |
Phạm vi thành lập | Thành lập trong hoặc ngoài phạm vi ranh giới quốc gia |
Con dấu | Được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng | Không được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng |
Chế độ kế toán | Có thể lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập với doanh nghiệp | Chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc |
Tại sao doanh nghiệp nên mở văn phòng đại diện?
Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi mở văn phòng đại diện sẽ không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
Bài viết liên quan: Quy trình thành lập công ty
Việc thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp kết nối với đối tác và khách hàng dễ dàng hơn. Văn phòng đại diện có thể mở tại tỉnh, thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp và có thể mở tại nước ngoài. Vì vậy mà văn phòng đại diện sẽ thuận tiện cho quá trình liên lạc của doanh nghiệp.
Đối với những doanh nghiệp muốn mở rộng địa bàn kinh doanh thì việc mở văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường tốt hơn khi có văn phòng đại diện tại chính địa điểm mà doanh nghiệp đang cần nghiên cứu.
Ngoài ra việc có nhiều văn phòng đại diện tại nhiều địa điểm khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện trên thị trường, bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp cũng như giúp doanh nghiệp thực hiện một số công việc khác.
Nhược điểm khi mở văn phòng đại diện
Nhược điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không được thực hiện chức năng kinh doanh. Điều này khiến cho doanh nghiệp khó có thể mở rộng địa bàn kinh doanh nếu chỉ mở văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không được có con dấu riêng dẫn đến việc văn phòng đại diện không thể tự mình tham gia vào các giao dịch dân sự. Như vậy, nếu muốn tham gia vào các giao dịch thì văn phòng đại diện phải có sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Hồ sơ mở văn phòng đại diện
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mở văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Xem ngay: Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh
Những lưu ý khi mở văn phòng đại diện
Lưu ý khi mở văn phòng đại diện ở ngoài
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty ở nước ngoài sẽ thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện công ty ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
Lưu ý về tên của văn phòng đại diện
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Lưu ý về việc nộp thuế của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện sẽ hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp, không được thực hiện việc hạch toán độc lập.
Lưu ý về con dấu của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không được khắc con dấu cho riêng mình. Các hoạt động ký hợp đồng do doanh nghiệp ủy quyền thì văn phòng đại diện phải dùng con dấu của doanh nghiệp.
Lưu ý về người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc những trường hợp bị Luật Doanh nghiệp cấm tham gia quản lý. Người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
Lưu ý về hoạt động của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp, các hoạt động nghiên cứu thị trường và những hoạt động nhằm bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Có nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện không?
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện là dịch vụ pháp lý giúp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện đơn giản, nhanh chóng. Dịch vụ này sẽ tư vấn cho doanh nghiệp xem có nên thành lập văn phòng đại diện không và tư vấn về những hoạt động mà văn phòng đại diện có thể làm để doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác nhất. Sau khi tư vấn, tất cả giấy tờ cần thiết sẽ được soạn thảo và doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn để chuẩn bị những giấy tờ khác để hoàn thiện hồ sơ mở văn phòng đại diện.
Khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ không cần nộp hồ sơ mà bên cung cấp dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh, nhận kết quả và bàn giao lại cho doanh nghiệp. Do đó, khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp không phải tốn thời gian và công sức cũng như việc hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ nhanh chóng hơn.
Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ thành lập văn phòng đại diện ở đâu uy tín?
Mylaw là hệ thống pháp luật Việt Nam cung cấp các dịch vụ pháp lý và thuê luật sư uy tín, chuyên nghiệp. Với mạng lưới luật sư rộng khắp, khách hàng có thể thuê dịch vụ thành lập văn phòng đại diện ở bất kỳ đâu vơi chi phí hợp lý. Khi sử dụng dịch vụ này tại Mylaw, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tất cả các thủ tục thành lập văn phòng đại diện và tư vấn trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện.
Thành lập văn phòng đại diện đang dần phổ biến với các doanh nghiệp trong quá trình mở rộng địa bàn hoạt động cũng như để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp tốt hơn. Doanh nghiệp cần xem xét những ưu, nhược điểm khi mở văn phòng đại diện để đưa ra quyết định có nên thành lập văn phòng đại diện hay không. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện để hoàn thiện các thủ tục mở văn phòng đại diện nhanh chóng hơn.
