Cách điền tờ khai xin visa Nhật Bản kèm mẫu 2026

Trong bộ hồ sơ xin visa Nhật, tờ khai giữ vai trò xương sống, là tài liệu nền tảng mà mọi giấy tờ khác phải khớp theo. Chỉ một sai sót nhỏ như điền nhầm tên hay bỏ trống một mục cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Vì vậy, nắm đúng cách điền và những lỗi thường gặp sẽ giúp bạn tránh mất thời gian làm lại.

Bài viết này của MyLaw hướng dẫn cách điền tờ khai xin visa Nhật Bản theo mẫu hiện hành.

Tờ khai xin visa Nhật Bản là gì

Tờ khai xin visa Nhật Bản là biểu mẫu chính thức do phía Nhật Bản quy định, nơi bạn khai thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi và kế hoạch lưu trú. Đây là cơ sở đầu tiên để cơ quan lãnh sự đánh giá hồ sơ, và mọi thông tin trong các giấy tờ khác đều phải thống nhất với những gì đã khai trên tờ khai.

Vì thế, tờ khai cần chính xác tuyệt đối và khớp với hộ chiếu. Các diện ngắn hạn như du lịch, thăm thân và công tác dùng chung một mẫu tờ khai, chỉ khác ở phần mục đích chuyến đi và người mời.

2 mẫu tờ khai và nên dùng mẫu nào

Hiện có hai mẫu tờ khai.

• Một là mẫu điền trên giấy, viết tay.
• Hai là mẫu có mã vạch hoặc mã QR, điền trên máy tính rồi in ra, khi đó mã vạch tự sinh dựa trên thông tin đã nhập.

Nên ưu tiên mẫu có mã vạch vì thuận tiện và ít sai sót, khi điền cần mở tệp bằng phần mềm đọc PDF như Acrobat Reader hoặc Foxit Reader. Dù chọn mẫu nào, bạn cũng phải dùng mẫu mới nhất, vì mẫu cũ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu làm lại.

Nguyên tắc điền tờ khai

Trước khi đi vào từng mục, cần nắm những nguyên tắc chung sau.

• Toàn bộ tờ khai điền bằng tiếng Anh và viết chữ in hoa cho tất cả các mục
• Không bỏ trống mục nào, mục nào không có thông tin thì ghi NO hoặc NONE hoặc chọn ô phù hợp
• Thông tin phải khớp với hộ chiếu và các giấy tờ khác trong hồ sơ
• Với mẫu mã vạch, ngày tháng thường gõ liền số và dấu gạch chéo được tự thêm
• Điền trung thực, khai sai sự thật có thể bị coi là gian lận hồ sơ

Bảng dịch các mục tiếng Anh trên tờ khai

Vì tờ khai bằng tiếng Anh, nhiều người lúng túng ở các mục có cách gọi lạ. Bảng dưới đây dịch nghĩa và gợi ý cách điền các mục hay gặp.

Với mục Purpose of visit, bạn nên ghi đúng diện visa mình xin để khớp với toàn bộ hồ sơ. Chi tiết từng diện, bạn xem trong bài các loại visa Nhật Bản

Hướng dẫn các nhóm thông tin chính

Ngoài các mục trong bảng trên, tờ khai còn nhiều nhóm thông tin, bạn điền đầy đủ theo hộ chiếu và hồ sơ.

• Tình trạng hôn nhân chọn Single độc thân, Married đã kết hôn, Widowed góa, Divorced ly hôn
• Thông tin hộ chiếu gồm loại, số, nơi cấp, ngày cấp và ngày hết hạn
• Địa chỉ cư trú hiện tại, điện thoại, di động và email, điền đủ không bỏ trống
• Nghề nghiệp và vị trí hiện tại, kèm tên, địa chỉ, điện thoại của nơi làm việc hoặc trường học
• Thời gian dự kiến lưu trú, tên hãng bay hoặc chuyến bay
• Thông tin người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật gồm tên, quan hệ, địa chỉ, điện thoại
• Chữ ký của người xin visa ở cuối tờ khai

Địa chỉ trên tờ khai phải là địa chỉ mới sau khi sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, ghi theo địa chỉ cũ có thể gây sai lệch khi đối chiếu.

Cách ghi khi không có thông tin

Một lỗi phổ biến là bỏ trống các mục không áp dụng cho mình. Nguyên tắc là không để trống. Với mục dạng chữ, nếu không có thông tin thì ghi NO hoặc NONE. Với mục có ô chọn, đánh dấu ô phù hợp. Với các lần nhập cảnh Nhật Bản trước đây, nếu chưa từng đi thì ghi NONE thay vì để trống. Cách ghi nhất quán này giúp cơ quan lãnh sự hiểu rằng bạn đã cân nhắc mục đó, không phải quên.

Lưu ý về ảnh và chữ ký

Ảnh dán vào tờ khai cần đúng quy cách theo yêu cầu của cơ quan lãnh sự, dán bằng hồ chứ không dập ghim, và nên ghi họ tên ở mặt sau ảnh. Về chữ ký, chữ ký trên tờ khai nên trùng với chữ ký trên hộ chiếu

Trường hợp người xin visa dưới 18 tuổi, cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp sẽ ký thay và ghi rõ mối quan hệ bên cạnh chữ ký, ví dụ chữ ký của cha hoặc chữ ký của mẹ. Quy cách ảnh chi tiết, bạn xem trong bài hồ sơ xin visa Nhật Bản

Những lỗi thường gặp khi điền tờ khai

Phần lớn hồ sơ bị làm lại do các lỗi ở khâu tờ khai. Dưới đây là những lỗi nên tránh.

• Điền sai chính tả hoặc sai tên so với hộ chiếu
• Bỏ trống mục hoặc không đánh dấu ô lựa chọn
• Sai định dạng ngày tháng
• Thông tin trên tờ khai không khớp với giấy tờ công việc, tài chính hoặc lịch trình
• Dùng mẫu tờ khai cũ không còn hiệu lực
• Chữ ký không trùng với chữ ký trên hộ chiếu

Tải mẫu tờ khai ở đâu

Để bảo đảm dùng đúng mẫu mới nhất, bạn nên tải tờ khai từ trang chính thức của cơ quan lãnh sự Nhật Bản, thay vì lấy mẫu trôi nổi có thể đã lỗi thời. Sau khi điền xong, nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi in và nộp. Sau đó đặt lịch hẹn và nộp theo khu vực, chi tiết trong bài nộp hồ sơ visa Nhật Bản ở đâu

Khi nào nên dùng dịch vụ hỗ trợ điền tờ khai

Với người lần đầu xin visa hoặc chưa quen tiếng Anh, một số mục trên tờ khai dễ gây nhầm lẫn, nhất là phần người mời, lịch trình và lịch sử nhập cảnh. Dịch vụ phù hợp khi bạn cần được hướng dẫn điền các mục khó và đối chiếu để tờ khai khớp với toàn bộ hồ sơ. Bạn có thể tham khảo dịch vụ làm visa Nhật Bản của MyLaw để được hỗ trợ.