Nộp hồ sơ visa Nhật Bản ở đâu, khu vực tiếp nhận

Một trong những nhầm lẫn phổ biến khi xin visa Nhật là nộp sai nơi tiếp nhận, dẫn đến hồ sơ không được nhận hoặc phải đi lại nhiều lần. Nơi nộp không do người xin tự chọn tùy ý, mà được xác định theo khu vực bạn đang sinh sống.

Sau khi các đơn vị hành chính được sắp xếp lại năm 2025, cả nước còn 34 tỉnh thành, nhiều tỉnh cũ đã nhập vào tỉnh mới, nên phần lớn bài viết cũ đang mô tả khu vực tiếp nhận theo tên tỉnh không còn tồn tại.

Bài viết này của MyLaw tổng hợp đầy đủ nơi nộp hồ sơ visa Nhật Bản theo quy định hiện hành, kèm bảng tra cứu theo cả tên tỉnh mới và tên tỉnh cũ để bạn không bị nhầm. Nếu cần hỗ trợ trọn gói, bạn có thể tham khảo dịch vụ làm visa Nhật Bản của MyLaw.

3 cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo khu vực

Có ba cơ quan đại diện của Nhật Bản tại Việt Nam tiếp nhận hồ sơ visa, phân chia theo khu vực cư trú.

Các cơ quan làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ các ngày lễ, Tết của Việt Nam và Nhật Bản, với khung giờ riêng cho việc nộp và nhận kết quả. Một điểm nhiều người chưa biết là từ ngày 01/06/2024, Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng đã tiếp nhận mọi loại visa, gồm cả visa ngắn hạn như du lịch, thăm thân, công tác, nên người dân năm tỉnh thành miền Trung không còn phải gửi hồ sơ ra Hà Nội như trước.

Do các phường xã đã được sắp xếp lại năm 2025, bạn nên xác nhận lại tên phường trên địa chỉ trước khi đến. Nếu muốn tìm dịch vụ theo khu vực, bạn xem dịch vụ làm visa Nhật Bản tại Hà Nội, dịch vụ làm visa Nhật Bản tại Đà Nẵng hoặc dịch vụ làm visa Nhật Bản tại TP.HCM

Tra cứu nơi nộp theo 34 tỉnh thành hiện nay

Để bạn không phải suy luận theo ranh giới địa lý, bảng dưới đây liệt kê đầy đủ 34 tỉnh thành sau sáp nhập và cơ quan tiếp nhận tương ứng.

Như vậy khu vực Hà Nội phụ trách 18 tỉnh thành, Đà Nẵng phụ trách 5 tỉnh thành miền Trung, và TP.HCM phụ trách 11 tỉnh thành phía Nam.

Ở tỉnh cũ đã sáp nhập thì nộp visa Nhật ở đâu

Nhiều người vẫn quen tên tỉnh cũ và không rõ sau sáp nhập mình thuộc tỉnh nào. Bảng dưới đây giúp bạn tra nhanh từ tên tỉnh cũ sang tỉnh mới và cơ quan tiếp nhận.

Nếu tỉnh của bạn không đổi tên như Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hóa, Quảng Ninh, Cao Bằng, Điện Biên, Lai Châu, Lạng Sơn, Sơn La, Hà Nội và Huế thì giữ nguyên khu vực phụ trách như bảng ở trên.

Nộp qua Trung tâm tiếp nhận VFS Global

Ngoài các cơ quan lãnh sự, bạn có thể nộp hồ sơ qua Trung tâm tiếp nhận thị thực Nhật Bản do VFS Global vận hành, hiện có tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM. VFS Global là đơn vị được ủy quyền tiếp nhận và hỗ trợ thủ tục, nhưng không có quyền quyết định cấp visa, hồ sơ vẫn được chuyển về cơ quan lãnh sự để xét duyệt.

Khi nộp qua VFS, ngoài lệ phí lãnh sự, bạn phải trả thêm phí dịch vụ và cần đặt lịch hẹn trước. Địa chỉ và mức phí của VFS có thể thay đổi theo thời điểm, nên bạn nên kiểm tra trên trang chính thức của VFS Global trước khi đến.

Nộp qua đại lý ủy thác được chỉ định

Cơ quan đại diện Nhật Bản còn chỉ định một số công ty du lịch và đơn vị làm đại lý ủy thác tiếp nhận hồ sơ visa. Danh sách các đại lý này được công bố trên trang của Đại sứ quán và có cập nhật theo thời gian. Khi nộp qua đại lý, sẽ phát sinh phí dịch vụ riêng do mỗi đơn vị tự quy định. Đây là kênh phù hợp với người ở tỉnh xa cơ quan lãnh sự, hoặc khi đi theo tour trọn gói.

So sánh nộp tại cơ quan lãnh sự và qua đơn vị ủy thác

Cách thu phí và tính tiện lợi khác nhau giữa hai hình thức, bạn nên cân nhắc theo hoàn cảnh.

Ai được nộp thay hoặc ủy quyền

Về nguyên tắc, đương đơn phải trực tiếp nộp hồ sơ. Tuy nhiên có một số trường hợp được nộp thay. Các đại lý du lịch được chỉ định có thể nộp thay cho khách hàng của họ.

• Với nhóm du lịch tự túc, có thể cử một người đại diện mang theo thư ủy quyền của các thành viên khác đến nộp.
• Người già, trẻ nhỏ hoặc người có vấn đề sức khỏe có thể ủy quyền cho người thân nộp giùm, kèm giấy ủy quyền và giấy tờ chứng minh quan hệ.

Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

• Phải đặt lịch hẹn trước khi đến nộp, dù nộp tại cơ quan lãnh sự hay qua VFS
• Hồ sơ thiếu hoặc điền không đầy đủ sẽ không được tiếp nhận
• Không gửi hồ sơ qua email, bưu điện hoặc fax, trừ khi được cơ quan yêu cầu trực tiếp
• Ghi địa chỉ theo tên tỉnh và phường mới sau sáp nhập, tránh dùng địa chỉ cũ
• Nộp đúng cơ quan theo khu vực cư trú, nộp sai nơi sẽ không được tiếp nhận

Trường hợp nộp visa online qua eVisa

Với người đi du lịch theo tour trọn gói do công ty du lịch được chỉ định thực hiện, có thể áp dụng hình thức visa điện tử thay cho nộp hồ sơ giấy. Đây là phạm vi hẹp, không áp dụng cho du lịch tự túc, công tác, thăm thân hay du học. Chi tiết điều kiện, bạn xem trong bài xin visa Nhật Bản online qua eVisa

Chi phí và thời gian sau khi nộp

Về lệ phí, khi nộp trực tiếp tại cơ quan lãnh sự, bạn chỉ đóng khi visa được cấp, còn khi nộp qua VFS hoặc đại lý thì đóng ngay khi nộp. Lệ phí lãnh sự áp dụng theo biểu mới từ ngày 01/07/2026, đã tăng đáng kể so với trước, chi tiết các mốc phí bạn xem trong bài bảng lệ phí visa Nhật Bản

Thời gian xét duyệt tối thiểu thường khoảng vài ngày làm việc kể từ ngày sau khi nộp và có thể lâu hơn với hồ sơ phức tạp, chi tiết trong bài xin visa Nhật Bản mất bao lâu. Về giấy tờ cần chuẩn bị trước khi nộp, bạn xem bài hồ sơ xin visa Nhật Bản