Xin giấy phép kinh doanh phòng trọ cần giấy tờ gì?

Với hoạt động cho thuê phòng trọ thường xuyên, có thu tiền đều đặn, bạn nên chuẩn bị theo hướng đăng ký hộ kinh doanh để dễ làm hợp đồng, kê khai tạm trú và làm việc với cơ quan thuế. Từ thực tế hiện nay, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm: giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, giấy tờ pháp lý cá nhân của chủ hộ, và nếu nhiều người cùng góp vốn thì có thêm biên bản họp thành viên hộ gia đình và văn bản ủy quyền. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (thường gắn với UBND cấp xã/phường nơi đặt địa điểm kinh doanh) tiếp nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; nếu hồ sơ hợp lệ thì giải quyết trong 03 ngày làm việc. Sau khi có giấy, bạn cần thực hiện nghĩa vụ khai thuế đúng hạn; dù doanh thu thấp vẫn phải khai trung thực. Nếu kinh doanh phòng trọ, bạn cũng phải đặc biệt chú ý yêu cầu phòng cháy chữa cháy theo quy mô nhà trọ.

Bước 1: Xác định bạn “đang làm loại hình nào” để chọn hồ sơ đúng

Nếu bạn cho thuê dài hạn theo tháng, phục vụ người thuê ở ổn định (sinh viên, người đi làm), thường sẽ đi theo hướng cho thuê tài sản/cho thuê phòng trọ.

Nếu bạn vận hành kiểu dịch vụ lưu trú (ngắn hạn, theo ngày/đêm, khách vãng lai, kèm dịch vụ kiểu nhà nghỉ), cách tính thuế có thể khác phần “cho thuê nhà bình thường”. Nội dung này ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất về sau. 

Trong câu hỏi “Xin giấy phép kinh doanh phòng trọ cần giấy tờ gì?”, cách an toàn là chuẩn bị theo hướng đăng ký hộ kinh doanh nếu bạn cho thuê thường xuyên, nhiều phòng, có quản lý người ra vào.

Bước 2: Chuẩn bị đúng bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Theo quy định về đăng ký hộ kinh doanh, hồ sơ thường gồm:

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực) của chủ hộ (và của các thành viên nếu cùng đăng ký)

Nếu các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký: cần biên bản họp thành viên và văn bản ủy quyền cho một người làm chủ hộ.

Bạn nên chuẩn bị thêm (không bắt buộc trong mọi trường hợp nhưng rất hay được yêu cầu khi đối chiếu thực tế):

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: sổ đỏ/sổ hồng hoặc hợp đồng thuê nhà (nếu đi thuê lại để kinh doanh).

Danh sách phòng, sơ đồ tầng (để làm PCCC và quản lý tạm trú dễ hơn).

Bước 3: Nộp ở đâu và bao lâu có kết quả?

Nơi nộp: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (thường làm tại bộ phận một cửa UBND xã/phường nơi đặt phòng trọ).

Thời hạn giải quyết: nếu hồ sơ hợp lệ thì cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong 03 ngày làm việc; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo yêu cầu sửa/ bổ sung cũng trong khung thời gian xử lý.

Bước 4: Sau khi có giấy phép, nghĩa vụ thuế “tối thiểu” bạn phải hiểu

Dù doanh thu thấp, hộ/cá nhân kinh doanh vẫn có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực và nộp hồ sơ đúng hạn. 

Mốc phổ biến hiện hành: nếu doanh thu năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN, nhưng vẫn phải khai đúng. 

Nếu doanh thu vượt ngưỡng, thuế suất còn tùy bạn thuộc “cho thuê nhà bình thường” hay “dịch vụ lưu trú”. Ví dụ, dịch vụ lưu trú có thể áp mức GTGT và TNCN khác (GTGT 5% và TNCN 2% theo nội dung hướng dẫn tổng hợp). 

Bước 5: Phòng cháy chữa cháy là phần dễ bị kiểm tra nhất khi kinh doanh phòng trọ

Nhiều chủ trọ bị vướng không phải ở “giấy phép kinh doanh”, mà ở PCCC. Yêu cầu sẽ phụ thuộc quy mô:

Nhà trọ dưới 5 tầng và tổng khối tích lưu trú dưới 2.500 m3 có nhóm yêu cầu riêng; từ 5 tầng trở lên hoặc khối tích lớn hơn có yêu cầu chặt hơn (nội quy, biển chỉ dẫn thoát nạn, phương án chữa cháy, hệ thống kỹ thuật, huấn luyện người làm nhiệm vụ PCCC…). 

Xin giấy phép kinh doanh phòng trọ cần giấy tờ gì?, cách làm gọn và đúng là: chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm giấy đề nghị, CCCD và (nếu có đồng sở hữu) biên bản họp, ủy quyền; nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và thường nhận kết quả trong 03 ngày làm việc. Sau đó bạn thực hiện khai thuế trung thực theo doanh thu, đồng thời rà soát kỹ PCCC theo quy mô nhà trọ để tránh bị nhắc nhở hoặc xử lý khi kiểm tra.