6 trường hợp cấp lại giấy phép lao động 2026
Giấy phép lao động của nhân sự nước ngoài bị mất, rách hỏng hoặc vừa đổi hộ chiếu, và bạn chưa rõ phải làm cấp lại hay xin mới? Bạn lo nhầm giữa cấp lại và gia hạn dẫn tới chuẩn bị sai hồ sơ? Bài viết này hướng dẫn đầy đủ các trường hợp, hồ sơ và thủ tục cấp lại giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025, đồng thời phân biệt rõ cấp lại với gia hạn và cấp mới để bạn làm đúng ngay từ đầu.
Khi nào cần cấp lại giấy phép lao động?
Bạn cần làm thủ tục cấp lại khi giấy phép lao động vẫn còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi một số thông tin ghi trên giấy phép. Điểm quan trọng để nhận biết là giấy phép vẫn còn hiệu lực. Nếu giấy phép đã hết hạn thì không thuộc diện cấp lại mà phải xin cấp mới. Cấp lại giúp duy trì tính hợp pháp của giấy phép mà không phải làm lại toàn bộ hồ sơ từ đầu.
Các trường hợp được cấp lại giấy phép lao động
Theo Nghị định 219/2025, giấy phép lao động còn thời hạn được cấp lại trong các trường hợp sau.
| Trường hợp cấp lại | Mô tả |
| Bị mất | Giấy phép lao động đã cấp bị thất lạc, không còn giữ được |
| Bị hư hỏng | Giấy phép bị rách, mờ, hỏng không sử dụng được |
| Thay đổi họ và tên | Người lao động thay đổi họ tên so với thông tin trên giấy phép |
| Thay đổi quốc tịch | Người lao động thay đổi quốc tịch |
| Thay đổi số hộ chiếu | Đổi hộ chiếu dẫn tới thay đổi số hộ chiếu ghi trên giấy phép |
| Đổi tên người sử dụng lao động | Doanh nghiệp đổi tên nhưng không thay đổi mã số định danh |
Lưu ý rằng nếu thay đổi vị trí công việc, chức danh hoặc thay đổi hẳn người sử dụng lao động khác mã số định danh, thì không thuộc diện cấp lại mà phải làm thủ tục cấp mới.
Phân biệt cấp lại, gia hạn và cấp mới
Đây là phần nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn nhất, dẫn tới chuẩn bị sai hồ sơ. Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt ba thủ tục.
| Tiêu chí | Cấp lại | Gia hạn | Cấp mới |
| Tình trạng giấy phép | Còn hạn, bị mất, hỏng hoặc đổi thông tin | Sắp hết hạn, muốn kéo dài | Hết hạn, đổi vị trí hoặc đổi người sử dụng lao động |
| Mục đích | Giữ tính hợp pháp của giấy phép hiện có | Kéo dài thời gian làm việc | Xin giấy phép mới toàn bộ |
| Thời hạn kết quả | Bằng thời hạn còn lại của giấy phép cũ | Tối đa thêm 02 năm | Tối đa 02 năm |
| Số lần | Không giới hạn khi phát sinh trường hợp | Chỉ một lần | Theo nhu cầu |
Xem thêm bài gia hạn giấy phép lao động để nắm rõ thủ tục gia hạn.
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động
Hồ sơ cấp lại đơn giản hơn hồ sơ cấp mới. Thành phần cơ bản gồm các giấy tờ sau.
| Thành phần | Ghi chú |
| Văn bản đề nghị cấp lại (Mẫu số 03) | Do người sử dụng lao động lập, ghi rõ lý do cấp lại |
| Giấy phép lao động cũ còn hiệu lực | Nộp kèm, trừ trường hợp bị mất |
| Giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin | Áp dụng khi cấp lại do đổi thông tin, ví dụ hộ chiếu mới, giấy tờ chứng minh quốc tịch, tên, hoặc quyết định đổi tên doanh nghiệp |
| Hai ảnh màu 4x6cm | Nền trắng, chụp không quá 06 tháng |
Với trường hợp bị mất, thay vì nộp giấy phép cũ, người sử dụng lao động trình bày lý do mất trong văn bản đề nghị. Cách điền Mẫu số 03 có trong bài mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép lao động
Thủ tục cấp lại giấy phép lao động
Thủ tục cấp lại thực hiện theo các bước sau.
- Chuẩn bị hồ sơ cấp lại theo Mẫu số 03 và giấy tờ kèm theo, xác định đúng lý do cấp lại.
- Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.
- Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ và cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 04.
- Nhận kết quả và bổ sung hồ sơ cho thẻ tạm trú nếu thông tin thay đổi cần cập nhật.
Trình tự nộp tương tự các thủ tục khác, bạn có thể tham khảo thêm thủ tục xin giấy phép lao động
Thời gian giải quyết và thời hạn của giấy phép cấp lại
Thời gian giải quyết cấp lại là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nhanh hơn nhiều so với cấp mới. Đây là điểm thuận lợi khi doanh nghiệp cần xử lý gấp.
Một điểm cần nhớ là thời hạn của giấy phép lao động cấp lại bằng thời hạn còn lại của giấy phép cũ, không được kéo dài thêm. Nghĩa là cấp lại chỉ khôi phục hoặc cập nhật giấy phép, không phải cách để gia hạn thời gian làm việc. Muốn kéo dài thời gian, bạn phải làm thủ tục gia hạn.
Lệ phí cấp lại giấy phép lao động
Lệ phí cấp lại do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, phổ biến khoảng 450.000 đồng mỗi giấy phép, một số tỉnh có mức khác, và được giảm 50% khi nộp hồ sơ trực tuyến. Xem thêm chi phí làm giấy phép lao động
Cơ quan có thẩm quyền cấp lại
Theo Nghị định 219/2025, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều tỉnh cho cùng một người sử dụng lao động, cơ quan giải quyết là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.
Tư vấn xác định đúng thủ tục
Nhầm giữa cấp lại, gia hạn và cấp mới là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả. Nếu bạn chưa chắc trường hợp của mình thuộc diện nào, hãy để MyLaw rà soát nhanh và tư vấn thủ tục đúng, tránh chuẩn bị sai hồ sơ và mất thời gian làm lại.
Dịch vụ cấp lại tại MyLaw
MyLaw nhận làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài theo đúng Nghị định 219/2025, từ xác định trường hợp, chuẩn bị hồ sơ, nộp trực tuyến đến nhận kết quả và cập nhật thẻ tạm trú nếu cần. tham khảo dịch vụ làm giấy phép lao động
Kết luận
Cấp lại giấy phép lao động áp dụng khi giấy phép còn hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin ghi trên giấy phép. Thủ tục nhanh, chỉ 03 ngày làm việc, nhưng giấy phép cấp lại giữ nguyên thời hạn còn lại của giấy phép cũ chứ không kéo dài. Xác định đúng trường hợp là cấp lại, gia hạn hay cấp mới ngay từ đầu sẽ giúp bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và xử lý nhanh gọn.
Đăng nhập để tham gia bình luận