Chị Hạnh, 26 tuổi, mới lên TP.HCM làm việc, thuê một phòng trọ nhỏ để ở lâu dài. Chủ nhà thì dễ tính nhưng chỉ thỏa thuận miệng, bảo “em cứ ở đi, cuối tháng gửi tiền”. Vài hôm sau, công ty yêu cầu chị nộp giấy tạm trú để hoàn thiện hồ sơ nhân sự. Chị Hạnh nghe người quen nói muốn đăng ký tạm trú thì thường phải có hợp đồng thuê nhà rõ ràng, ghi đủ thông tin hai bên và địa chỉ phòng trọ. Chị bắt đầu hoang mang: Không biết cách viết mẫu hợp đồng thuê trọ mới nhất như thế nào cho đúng luật? Làm sao để vừa gọn, vừa đủ ý mà sau này có chuyện gì còn có căn cứ? Chị còn lúng túng vì thấy trên mạng có kiểu mẫu hợp đồng thuê phòng trọ ngắn gọn, rồi lại có loại mẫu hợp đồng thuê nhà để đăng ký tạm trú. Chị sợ viết thiếu điều khoản thì bị tranh chấp tiền cọc, tăng giá bất ngờ, hoặc đi đăng ký tạm trú bị trả hồ sơ.
Khi thuê trọ, nhiều người chỉ thỏa thuận miệng cho nhanh, nhưng đến lúc cần đăng ký tạm trú, xin xác nhận cư trú, hoặc phát sinh tranh chấp tiền cọc, tăng giá, sửa chữa, bạn mới thấy hợp đồng viết tay “đủ ý” quan trọng thế nào. Về nguyên tắc, hợp đồng thuê là sự thỏa thuận có trả tiền thuê, thời hạn thuê và quyền nghĩa vụ hai bên. Với thuê nhà ở, hợp đồng nên lập bằng văn bản và có các nội dung cơ bản như thông tin các bên, mô tả nhà/phòng, giá thuê, phương thức thanh toán, thời hạn thuê, bàn giao, cam kết và hiệu lực. Nếu mục tiêu là đăng ký tạm trú, bạn cũng cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp và nộp đúng nơi, đúng thời hạn.
Hợp đồng thuê tài sản là thỏa thuận: bên cho thuê giao tài sản để dùng trong một thời hạn, bên thuê trả tiền thuê.
Giá thuê, thời hạn thuê, nghĩa vụ trả tiền, quyền chấm dứt hợp đồng khi vi phạm… nên ghi rõ để tránh mỗi người hiểu một kiểu (ví dụ: không trả tiền theo kỳ hạn có thể dẫn tới quyền chấm dứt theo quy định về thuê tài sản).
Chọn nội dung theo Luật Nhà ở để hợp đồng dễ được chấp nhận và dễ giải quyết tranh chấp
- Hợp đồng về nhà ở phải lập thành văn bản và nên có các mục: thông tin các bên, mô tả nhà/phòng, giá, thời hạn & phương thức thanh toán, thời hạn thuê, quyền–nghĩa vụ, cam kết, hiệu lực, ngày ký, chữ ký.
- Thuê nhà/phòng trọ thuộc nhóm giao dịch không bắt buộc công chứng/chứng thực, trừ khi hai bên có nhu cầu.
- Kiểm tra điều kiện căn nhà/phòng trước khi ký để tránh rủi ro thuê xong mới biết có vấn đề
Dù cho thuê không bắt buộc phải có Giấy chứng nhận trong mọi trường hợp, căn nhà cho thuê vẫn nên bảo đảm điều kiện an toàn, chất lượng, điện nước, vệ sinh… (trừ khi hai bên thỏa thuận khác).
Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ ngắn gọn bản gợi ý tối giản nhưng vẫn đủ ý (bạn có thể viết tay)
- Tiêu đề: Hợp đồng thuê phòng trọ (ghi rõ ngày…tháng…năm…)
- Bên cho thuê: Họ tên, ngày sinh, CCCD, địa chỉ thường trú, số điện thoại
- Bên thuê: Họ tên, ngày sinh, CCCD, địa chỉ, số điện thoại
- Phòng/nhà cho thuê: Địa chỉ, số phòng/tầng, diện tích, tình trạng, tài sản bàn giao kèm (liệt kê)
- Giá thuê: …/tháng; tiền cọc: …; kỳ thanh toán: theo tháng/quý; ngày trả tiền; hình thức chuyển khoản/tiền mặt
- Thời hạn thuê: từ ngày… đến ngày…; gia hạn/điều chỉnh giá (ghi rõ nguyên tắc)
- Điện–nước–phí dịch vụ: cách tính, thời điểm chốt số, ai trả Internet/rác/giữ xe
- Quyền & nghĩa vụ: bên thuê sử dụng đúng mục đích, giữ gìn tài sản; bên cho thuê bảo đảm quyền sử dụng ổn định; sửa chữa hỏng hóc (phân loại hỏng nhỏ/hỏng lớn)
- Chấm dứt hợp đồng: trường hợp vi phạm, hoàn trả cọc, bàn giao phòng, thanh toán công nợ, thời hạn báo trước (ghi theo thỏa thuận để rõ ràng)
- Hiệu lực: hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm ký (hoặc theo thỏa thuận khác)
- Chữ ký: hai bên ký, ghi rõ họ tên; nếu là tổ chức thì đóng dấu (nếu có)
Mẫu hợp đồng thuê nhà để đăng ký tạm trú cần thêm câu chữ để dùng làm căn cứ cư trú
- Bổ sung mục: Bên cho thuê đồng ý cho bên thuê và người ở cùng (nếu có) đăng ký tạm trú tại địa chỉ thuê trong thời hạn thuê
- Ghi rõ: địa chỉ chính xác theo số nhà/đường/phường/xã, thông tin CCCD của chủ nhà và người thuê để cơ quan cư trú đối chiếu
- Lý do: khi đăng ký tạm trú, bạn phải chứng minh chỗ ở hợp pháp; giấy tờ chứng minh có thể là văn bản cho thuê/cho ở nhờ phù hợp quy định.
Thủ tục đăng ký tạm trú
- Điều kiện: ở ngoài phạm vi xã/phường nơi thường trú từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú; thời hạn tạm trú tối đa 02 năm và có thể gia hạn.
- Hồ sơ: Tờ khai thay đổi thông tin cư trú; giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp (hợp đồng/văn bản thuê nhà là một dạng căn cứ).
- Nơi nộp: cơ quan đăng ký cư trú nơi dự kiến tạm trú.
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Gia hạn: thực hiện trong 15 ngày trước ngày kết thúc thời hạn tạm trú đã đăng ký.
Một số lưu ý khi viết hợp đồng viết tay cần biết
- Ghi tiền cọc: trường hợp mất cọc/hoàn cọc, thời điểm hoàn cọc, trừ chi phí gì (nếu có)
- Ghi tăng giá: chỉ tăng sau bao lâu, báo trước bao nhiêu ngày, mức tăng tối đa hoặc theo chỉ số nào
- Ghi bàn giao: lập biên bản bàn giao hiện trạng, chụp ảnh công tơ điện nước, chìa khóa, đồ đạc
- Ghi người ở cùng: bao nhiêu người, có phải báo chủ nhà khi thay đổi không (để khớp tạm trú và quản lý cư trú)
Chị Hạnh cứ yên tâm để viết cách viết mẫu hợp đồng thuê trọ mới nhất đúng và dễ dùng, mình chỉ cần bám theo mẫu cơ bản của hợp đồng thuê và hợp đồng về nhà ở: thông tin hai bên, mô tả phòng, giá, cọc, thanh toán, thời hạn, quyền nghĩa vụ, cam kết và chữ ký. Nếu mục tiêu là tạm trú, chị thêm dòng chủ nhà đồng ý cho đăng ký tạm trú và ghi địa chỉ thật chuẩn. Làm kỹ ngay từ đầu sẽ giúp chị tránh rắc rối tiền cọc và thủ tục sau này.
