VFS Global là gì? Vai trò khi xin visa Nhật Bản
Khi tìm hiểu thủ tục xin visa Nhật Bản, bạn sẽ thường gặp cái tên VFS Global và Trung tâm tiếp nhận thị thực Nhật Bản. Nhiều người nhầm VFS Global là cơ quan cấp visa, nhưng thực tế đây chỉ là đơn vị trung gian tiếp nhận hồ sơ. Hiểu đúng VFS Global là gì và vai trò của nó sẽ giúp bạn chọn đúng kênh nộp và không mất tiền oan cho các dịch vụ mạo danh.
Bài viết này của MyLaw giải thích rõ VFS Global là gì, làm gì trong quy trình xin visa Nhật, quy trình nộp qua VFS và những lưu ý quan trọng. Nếu cần hỗ trợ trọn gói, bạn có thể tham khảo dịch vụ làm visa Nhật Bản của MyLaw
VFS Global là gì
VFS Global là một công ty tư nhân chuyên cung cấp dịch vụ hành chính về thị thực cho chính phủ và cơ quan ngoại giao của nhiều quốc gia. Nói đơn giản, các đại sứ quán và lãnh sự quán ủy thác cho VFS Global phần việc tiếp nhận hồ sơ và hỗ trợ thủ tục, để giảm tải cho bộ phận lãnh sự, còn quyền xét duyệt và cấp visa vẫn thuộc về cơ quan ngoại giao.
VFS Global hoạt động tại nhiều nước và tiếp nhận hồ sơ visa cho nhiều quốc gia khác nhau. Tại Việt Nam, VFS Global vận hành Trung tâm tiếp nhận thị thực Nhật Bản, gọi là Japan Visa Application Centre, ở Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM.
VFS Global làm gì trong quy trình xin visa Nhật Bản
Điểm quan trọng nhất cần nhớ là VFS Global không có quyền quyết định cấp hay từ chối visa. Vai trò của VFS chỉ nằm ở khâu tiếp nhận và hỗ trợ thủ tục.
- Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính đầy đủ về mặt hình thức của giấy tờ
- Thu lệ phí lãnh sự và phí dịch vụ, xuất biên nhận cho người nộp
- Chuyển hồ sơ về Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán để xét duyệt
- Nhận lại hộ chiếu và kết quả từ cơ quan lãnh sự để trả cho người nộp
- Hỗ trợ tra cứu tình trạng hồ sơ và giải đáp thủ tục cơ bản
Vì VFS chỉ kiểm tra hình thức, một bộ hồ sơ được VFS tiếp nhận không có nghĩa là chắc chắn đậu. Kết quả vẫn phụ thuộc vào đánh giá của cơ quan lãnh sự.
Vì sao có VFS Global khi xin visa Nhật
Việc ủy thác tiếp nhận hồ sơ cho VFS giúp cơ quan lãnh sự giảm tải và mở rộng điểm nộp, để người dân ở nhiều nơi tiếp cận thuận tiện hơn. Với người xin visa, nộp qua VFS có thể thuận tiện về địa điểm và lịch hẹn, đổi lại phải trả thêm phí dịch vụ.
Tuy nhiên, VFS không phải là kênh duy nhất. Bạn vẫn có thể nộp trực tiếp tại cơ quan lãnh sự theo khu vực cư trú, hoặc nộp qua các đại lý ủy thác được chỉ định. Chi tiết các kênh nộp và khu vực phụ trách, bạn xem trong bài nộp hồ sơ visa Nhật Bản ở đâu
Quy trình nộp hồ sơ visa Nhật qua VFS Global
Quy trình nộp qua VFS thường gồm các bước sau, bạn nên nắm để chuẩn bị trước.
- Bước 1, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo diện visa và điền tờ khai
- Bước 2, đặt lịch hẹn trực tuyến trên hệ thống của trung tâm tiếp nhận
- Bước 3, đến nộp hồ sơ đúng lịch hẹn, đóng lệ phí lãnh sự và phí dịch vụ
- Bước 4, nhận biên nhận có mã để tra cứu tình trạng hồ sơ
- Bước 5, chờ kết quả và nhận lại hộ chiếu, có thể nhận trực tiếp hoặc chuyển phát
Về giấy tờ cần chuẩn bị trước khi nộp, bạn xem bài hồ sơ xin visa Nhật Bản. Cách điền tờ khai, bạn xem bài cách điền tờ khai xin visa Nhật Bản
Phí khi nộp qua VFS Global
Khi nộp qua VFS, bạn trả hai khoản. Một là lệ phí lãnh sự nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản, áp dụng theo biểu mới từ ngày 01/07/2026. Hai là phí dịch vụ của VFS, do VFS quy định và thường không được hoàn lại kể cả khi hồ sơ không được cấp visa.
Một điểm khác biệt so với nộp trực tiếp là thời điểm đóng lệ phí. Khi nộp qua VFS, bạn đóng cả lệ phí lãnh sự và phí dịch vụ ngay lúc nộp hồ sơ, trong khi nộp trực tiếp tại cơ quan lãnh sự thường chỉ đóng lệ phí khi visa được cấp. Chi tiết các mốc lệ phí, bạn xem bài lệ phí visa Nhật Bản
So sánh nộp qua VFS Global và nộp trực tiếp tại lãnh sự
Bảng dưới đây giúp bạn cân nhắc chọn kênh phù hợp.
| Tiêu chí | Nộp trực tiếp tại lãnh sự | Nộp qua VFS Global |
| Phí dịch vụ | Không có | Có, thường không hoàn lại |
| Thời điểm đóng lệ phí | Khi visa được cấp | Ngay khi nộp hồ sơ |
| Điểm nộp | Theo đúng cơ quan phụ trách khu vực | Trung tâm tiếp nhận tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM |
| Đặt lịch hẹn | Cần | Cần |
| Quyết định cấp visa | Cơ quan lãnh sự | Cơ quan lãnh sự, VFS không quyết định |
Nhìn chung, VFS phù hợp khi bạn cần thuận tiện về điểm nộp và lịch hẹn, còn nộp trực tiếp phù hợp khi bạn muốn tiết kiệm phí dịch vụ.
Những lưu ý quan trọng khi dùng VFS Global
- VFS Global chỉ tiếp nhận và hỗ trợ thủ tục, không quyết định kết quả visa
- Luôn đặt lịch hẹn trước, đến đúng giờ và mang đủ giấy tờ theo diện
- Chỉ truy cập trang chính thức của trung tâm tiếp nhận thị thực Nhật Bản để đặt lịch, tránh trang mạo danh
- Cảnh giác với dịch vụ tự nhận là VFS thu phí cao bất thường hoặc hứa hẹn bao đậu
- Giữ kỹ biên nhận có mã để tra cứu tình trạng hồ sơ
VFS Global có phải là công ty làm dịch vụ visa không
Đây là điểm nhiều người hiểu nhầm. VFS Global là đơn vị tiếp nhận hồ sơ được cơ quan lãnh sự ủy thác, không phải công ty tư vấn và chuẩn bị hồ sơ trọn gói. VFS không tư vấn cách sắp xếp hồ sơ để tăng khả năng đậu, không hỗ trợ chứng minh tài chính hay xử lý các trường hợp khó như hộ chiếu trắng, từng bị từ chối.
Nếu bạn cần được tư vấn diện visa, rà soát và hoàn thiện hồ sơ, đó là phần việc của một đơn vị dịch vụ. Bạn có thể tham khảo dịch vụ làm visa Nhật Bản của MyLaw để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nhất quán trước khi nộp.
Đăng nhập để tham gia bình luận