Bước 1: Đến văn phòng thừa phát lại để yêu cầu lập vi bằng.
Thừa phát lại có thể tiếp nhận nhu cầu của khách hàng nhưng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện. Khách hàng sẽ điền vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng. Văn phòng thừa phát lại sẽ kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu này.
Bước 2: Thỏa thuận.
Khách hàng sẽ ký vào văn bản thỏa thuận làm vi bằng, văn bản thỏa thuận đảm bảo cho các nội dung sau:
- Nội dung cần làm vi bằng;
- Địa điểm, thời gian;
- Chi phí;
- Các thỏa thuận khác, nếu có.
Việc thỏa thuận làm vi bằng sẽ được lập thành 02 bản, người có yêu cầu sẽ giữ 01 bản, văn phòng thừa phát lại sẽ giữ 01 bản. Sau khi lập xong thỏa thuận, người có yêu cầu sẽ đóng chi phí làm vi bằng cho Thừa phát lại theo như thỏa thuận của hai bên.
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng
Thừa phát lại có quyền yêu cầu người làm chứng chứng kiến nếu thấy cần thiết. Thừa phát lại sẽ ghi nhận sự kiện mà mình chứng kiến một cách khách quan, trung thực. Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng:
- Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại;
- Địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm;
- Người tham gia khác (nếu có);
- Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu;
- Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
- Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
- Chữ ký của Thừa phát lại và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.
Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác. Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp trực thuộc để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng.
Bước 4: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng
Trước khi giao vi bằng, thừa phát lại (hoặc thư ký nghiệp vụ) đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng. Thừa phát lại giao lại cho khách hàng một bản chính của vi bằng.
Trình tự thủ tục lập vi bằng theo quy định của pháp luật
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc làm vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định này. Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký.
Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp.
Vi bằng có cần công chứng chứng thực không
Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng.
Như vậy, vi bằng không cần công chứng, chứng thực vì thực chất nó đã được chứng thực tại văn phòng Thừa phát lại và đăng ký tại Sở Tư pháp.
Cơ quan nào có thẩm quyền lập vi bằng
Theo quy định tại Khoản 8 Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP thì: Thừa phát lại được làm vi bằng cho các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại. Như vậy, chỉ những hành vi, sự kiện xảy ra trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với Văn phòng thừa phát lại thì Văn phòng thừa phát lại đó mới có thẩm quyền làm vi bằng.
Quy định về lệ phí lập vi bằng tại văn phòng Thừa phát lại
Căn cứ tại Điều 16 Thông tư liên tịch 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC, lệ phí làm vi bằng được quy định như sau:
Văn phòng Thừa phát lại quy định và niêm yết công khai khung giá về chi phí, trong đó xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu, nguyên tắc tính. Trên cơ sở khung giá đã niêm yết, người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận về chi phí thực hiện theo công việc hoặc theo giờ làm việc và các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin; chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác, nếu có.
Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành chi phí làm vi bằng chưa có khung giá cụ thể Nhà nước ban hành mà nó sẽ theo bảng giá của từng Văn phòng Thừa phát lại tại từng trường hợp.
